Bạn được giao trách nhiệm kiến thiết xây dựng một workflow cho nhóm của bạn. Ko may là bạn lại chưa tưởng tượng ra một workflow là gì và quyền lợi của một workflow là như thế nào. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm những thông tin hữu dụng về workflow nhé !

Workflow là gì ?

Workflow là tập hợp những tác vụ hoặc trình tự một mực và thắt chặt được triển khai để hoàn thành xong thứ tự tiến độ nhiệm vụ theo một bộ quy tắc được xác lập trước .

Với thể hiểu workflow là một thứ tự lặp đi lặp lại những bước hay nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành một công việc nào đó.

Xem thêm : Kỹ Năng Làm Việc Nhóm hiệu suất cao

Vì sao bạn lại cần tới một workflow ?

Workflow hợp lý hóa những tiến trình thao tác phức tạp và rối rắm, thuần tuý hóa những trách nhiệm lặp đi lặp lại và cải tổ mức độ hiệu suất cao của một thứ tự tiến độ. Ngoài ra, workflow còn với những ưu điểm như sau :

• Hợp lý hóa thứ tự;
• Loại bỏ những nhiệm vụ dư thừa hoặc ko mang lại hiệu quả;
• Thiết lập những quy định về thời kì đảm bảo thứ tự diễn ra theo đúng tiến độ;
• Tăng cường trách nhiệm: Xác định rõ vai trò của từng người trong một thứ tự công việc sẽ tăng tính tự giác và trách nhiệm của người đó trong quá trình thực hiện công việc;
• Giữ quá trình sáng tỏ: đảm bảo tất cả mọi người đều biết được một thứ tự công việc sẽ diễn ra như thế nào và những người nào sẽ chịu trách nhiệm.
• Nhanh chóng phản hồi những vấn đề.
• Theo dõi và giám định được hiệu quả làm việc của mỗi viên chức.

Xem thêm : Mẫu quyết định hành động chỉ định 2020

Sự tăng trưởng của workflow qua những thời kỳ kỹ thuật tiên tiến

• Workflow bản giấy

Một workflow trước đây chỉ đơn thuần được lập ra và biểu lộ trên giấy hay thư từ. Bạn đơn thuần là vẽ một lưu trình bằng tay hoặc vẽ bằng những ứng dụng office cơ bản như word, excel, powerpoint hay những dụng cụ đồ họa tùy ý thích của bạn sau đó in ra bản giấy .
Hình thức này tương đối trực quan và dễ chớp lấy. Và bất kỳ người nào cũng hoàn toàn với thể tạo ra một workflow miễn sao họ với thông minh độc đáo thứ tự tiến độ trong đầu. Một người quản trị cũng hoàn toàn với thể dữ thế chủ động trong việc phong cách thiết kế và tạo ra workflow lúc họ nhận thấy với nhu yếu thiết kế xây dựng một tiến trình thao tác mới mà ko cần bất kể sự trợ giúp nào .

Tuy nhiên nó lại hạn chế số lượng thông tin được bộc lộ, ví dụ lúc bạn tạo ra một workflow trên giấy, bạn chỉ hoàn toàn với thể lựa chọn biểu lộ một số ít thông tin trên lưu đồ, và 1 số ít còn lại sẽ được thêm vào phần phụ lục hoặc chú ý quan tâm. Vì được thiết kế xây dựng thủ công bằng tay nên mỗi lúc tăng trưởng một workflow mới hoặc với bất kể đổi khác gì trong một workflow, bạn sẽ phải tạo ra những bản thay thế sửa chữa và phổ cập tới từng người hoặc từng phòng ban. Bạn cũng sẽ phải tổ chức triển khai những cuộc họp gồm với toàn bộ những bên tương quan để chỉ rõ nghĩa vụ và trách nhiệm cũng như những quy tắc phối hợp lúc xử lý một tiến trình việc làm. Một điểm yếu kém nữa là người sử dụng sẽ rất khó quản trị những workflow cũng như mất thời hạn trong việc tìm kiếm workflow lúc cần .

• Phần mềm chuyên dụng

Lúc những ứng dụng tự động hóa tăng trưởng, thường thì những đơn vị với quy mô to, sơ đồ tổ chức triển khai tương đối phức tạp sẽ thuê một đơn vị chức năng giỏi tăng trưởng một ứng dụng sử dụng để quản trị hàng loạt tài liệu và tiến trình việc làm của một đơn vị. Mỗi viên chức cấp dưới hoặc phòng ban sẽ được cấp một user để đăng nhập ứng dụng. Và một user chỉ được cấp quyền khắc phục và xử lý những tác vụ nằm trong quyền hạn của mình .

Những workflow thường thì được bộc lộ ngay trên giao diện chính của ứng dụng và mỗi tác vụ sẽ dẫn bạn tới những hành lang cửa số con sử dụng để nhập liệu hoặc xử lý dữ liệu … Với thể nói chiêu thức này mang tính giỏi và tự động hóa cao, những quá trình việc làm sẽ diễn ra một cách trôi chảy, uyển chuyển mặc dầu khối lượng việc làm với to và phức tạp tới đâu .
Tuy nhiên, những nhà quản trị sẽ gặp trắc trở vất vả trong việc tiếp cận điều chỉnh lưu trình. Và đơn vị sẽ phải bỏ ra một khoản ngân sách hàng tháng để thuê người bảo dưỡng cũng như kiểm soát và điều chỉnh mạng lưới hệ thống. Lúc với nhu yếu đổi khác tiến trình, những nhà quản trị sẽ yêu cầu đơn cử với viên chức cấp dưới để họ đổi khác lại mã nguồn cho tương thích. Thông thường, những nhà quản trị sẽ ko tự mình làm được việc đó vì ko phải người nào cũng thông thuộc mã code như một lập trình viên được .
Hơn nữa, ứng dụng thường được setup trên những máy tính trong văn phòng và liên kết với nhau và liên kết tài liệu với sever trải qua mạng LAN nên viên chức cấp dưới sẽ chỉ xử lý việc làm trong khoanh vùng phạm vi đơn vị .
Xem thêm : Kỹ năng ra quyết định hành động hiệu suất cao

Workflow trực tuyến

Ngày nay, quá trình thao tác trực tuyến dựa trên đám mây đã Open. Mọi việc trở nên thuận tiện hơn rất nhiều, bất kể người nào cũng hoàn toàn với thể tạo ra hay chỉnh sửa một workflow chứ ko yên cầu tới tri thức và kỹ năng của một lập trình viên. Tạo workflow trực tuyến sẽ được cho phép bạn khai thác sức mạnh của tự động hóa tiến trình việc làm, nhưng việc tạo ra nó cũng đơn thuần như vẽ một thứ tự tiến độ việc làm trên giấy .

Ưu điểm của những ứng dụng workflow trực tuyến này là:

• Thiết lập mọi thứ tự, đưa luồng công việc từ giấy tờ lên phần mềm. Thông thường với hai cách để tạo ra một workflow: một là nhập dữ liệu bảng tính sau đó xuất dữ liệu thành một workflow; hai là kéo thả đối tượng, tích hợp dụng cụ vẽ, di chuyển đối tượng…
• Chuẩn hóa toàn bộ thứ tự làm việc, hướng dẫn viên chức hoặc những bên liên quan làm đúng thứ tự. Hướng dẫn thực thi và quy định thời hạn hoàn thành cho từng công việc.
• Kết nối và tự động chuyển giao công việc giữa những thứ tự khác nhau.
• Nắm bắt tiến trình và kết quả công việc của từng viên chức hay từng phòng ban một cách tức thời và chuẩn xác. Thống kê chi tiết khối lượng công việc và hiệu quả làm việc của từng tư nhân.
• Tích hợp điện toán đám mây, giúp mọi người san sớt và khắc phục công việc bất cứ nơi nào với một chiếc máy tính với kết nối internet.

Những ứng dụng kiến thiết xây dựng workflow trực tuyến thông dụng hiện như Base Workflow, Zoho Creator, Kissflow, Jira, Wework, Wrike …

Những bước để thiết kế xây dựng một workflow

Một workflow mặc dầu được thiết kế xây dựng bằng hình thức nào thì cũng gồm với những bước cơ bản như sau :

• Xác định nguồn dữ liệu của bạn;
• Liệt kê những nhiệm vụ cần hoàn thành;
• Tìm ra người nào chịu trách nhiệm cho từng bước và phân công vai trò;
• Tạo sơ đồ thứ tự làm việc để trực quan hóa thứ tự;
• Rà soát thứ tự công việc bạn đã tạo;
• Huấn luyện nhóm của bạn về thứ tự làm việc mới;
• Triển khai thứ tự công việc mới.

Xác định nguồn dữ liệu ban sơ của bạn

Để kiến thiết xây dựng và cải tổ một workflow, tiên phong bạn cần hiểu chiêu thức hoạt động tiêu khiển của lưu trình việc làm này hiện tại như thế nào. Đây là một workflow được quản trị bằng bản thảo giấy hay được quản trị bằng kỹ thuật số và chủ đề email. Những tác vụ được thực thi bởi người nào và được phê duyệt trải qua người nào ?
Xem thêm : Chúng ta cần làm gì lúc thất nghiệp
Những nguồn tài liệu tạo nên một thứ tự tiến độ việc làm ko chỉ số lượng giới hạn ở những biểu mẫu và tiến trình quản lý và vận hành mà còn gồm với những người tham gia vào thứ tự hiện tại. Trước lúc tạo workflow cho một việc làm đơn cử, hãy tranh luận với những người tham gia thứ tự tiến độ để tìm ra những yếu tố họ gặp phải lúc sử dụng giải pháp hiện tại .

• Liệt kê những nhiệm vụ cần được hoàn thành

Một workflow đơn thuần thường với cấu trúc là một chuỗi những trách nhiệm liên tục nhau. Trong lúc đó một workflow phức tạp sẽ với cấu trúc như một dạng biểu đồ với nhiều chuỗi nhiêm vụ song song hoặc link với nhau. Vì vậy bạn phải biết rõ về những trách nhiệm, cấu trúc trách nhiệm và những tài liệu hay biểu mẫu nào sẽ được trao đổi trước lúc bạn phong cách thiết kế một workflow .

• Xác định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ

Một lúc bạn đã hiểu rõ về cấu trúc và thực chất của trách nhiệm, hãy xem xét những người nào sẽ tham gia vào quá trình thao tác. Một số trách nhiệm hoàn toàn với thể tự động hóa chuyển sang bước tiếp theo, trong lúc những trách nhiệm khác hoàn toàn với thể phải được người nào đó phê duyệt hoặc xem xét trước lúc thực thi bước tiếp theo .
Lưu ý liệt kê toàn bộ những bên tương quan, nghĩa vụ và trách nhiệm đơn cử của họ và những thông tin mà họ nhu yếu để thực thi trách nhiệm nhanh gọn. Dựa vào đó, bạn xác lập vai trò đơn cử của từng người và thiết lập nghĩa vụ và trách nhiệm cho từng trách nhiệm .

• Tạo sơ đồ thứ tự làm việc để trực quan hóa thứ tự

Lúc đã triển khai xong những bước trên, bạn hoàn toàn với thể mở màn phác thảo sơ đồ quá trình việc làm của mình. Bằng cách tạo sơ đồ quá trình việc làm, bạn hoàn toàn với thể trình diễn quá trình việc làm một cách trực quan dễ hiểu .
Nếu bạn ko thuần thục với việc quy mô hóa quá trình thao tác, hãy chọn một dụng cụ quản trị thứ tự tiến độ việc làm đơn thuần được cho phép bạn tạo tiến trình việc làm bằng cách sử dụng những dụng cụ kéo và thả. Chọn một dụng cụ thân thiện với người sử dụng, đủ linh động để vẽ một thứ tự tiến độ việc làm là phiên bản kỹ thuật số của tiến trình thao tác trên giấy bất kể tiến trình đó phức tạp tới đâu .

• Rà soát thứ tự công việc bạn đã tạo

Lúc mới nhìn vào một workflow, bạn hoàn toàn với thể nhận xét đây quả là một workflow tuyệt vời và lý tưởng nhất. Nhưng đó chỉ là nhìn nhận chủ quan của bạn. Bạn chỉ thực sự biết được nó quản lý và vận hành tốt hay ko nhờ vào thứ tự rà soát một workflow .
Bạn sẽ cần tới sự hợp tác của những người với vai trò trong tiến trình thao tác này và chạy một chương trình thử nghiệm. Nó sẽ giúp bạn xác lập được những yếu tố còn sống sót, những bước nào là thiết yếu và những bước nào cần vô hiệu. Thu thập phản hồi của mọi người và sửa đổi, cải tổ thứ tự tiến độ sao cho hiệu suất cao nhất .

• Huấn luyện nhóm của bạn về thứ tự làm việc mới

Workflow của bạn hoàn toàn với thể hoạt động tiêu khiển rất trôi chảy, nhưng tương tự cũng chưa đủ. Thường mọi người đã quen với workflow cũ và rất ngại phải biến hóa theo một giải pháp mới .

Một chương trình huấn luyện và giảng dạy tốt sẽ vô hiệu sự chần chừ của mọi người và giúp họ tự tín sử dụng workflow mới. San sẻ tiến trình tạo ra workflow và những sơ đồ workflow của bạn sẽ giúp những học viên với được một bức tranh trực quan tốt hơn về thứ tự tiến độ việc làm và hiểu rõ về vai trò của mình trong workflow đó .

• Triển khai thứ tự làm việc mới

Lúc bạn đã hoàn thành xong thứ tự tiến độ thử nghiệm và huấn luyện và giảng dạy, workflow của bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để được tiến hành. Lưu ý, tốt hơn hết là vận dụng tiến trình thao tác cho một nhóm nhỏ và rà soát xem nó hoạt động tiêu khiển như thế nào trong một khoảng chừng thời hạn xác lập. Tùy thuộc vào hiệu quả, bạn hoàn toàn với thể liên tục vận dụng workflow và san sẻ nó với hàng loạt tổ chức triển khai của mình hoặc rút lại workflow để kiểm soát và điều chỉnh .
Những bước tạo ra một workflow quả là điều ko đơn thuần. Hơn nữa, kỹ thuật tiên tiến kỹ thuật số tăng trưởng từng ngày buộc bạn phải update và quản trị một tiến trình việc làm theo cách giỏi và hiệu suất cao nhất để ko bị bỏ lại phía sau cuộc đua về kỹ thuật tiên tiến. Kỳ vọng bài viết đã giúp những bạn chớp lấy được workflow là gì ? Và cách kiến thiết xây dựng một workflow hiệu suất cao nhất cho việc làm của bạn .

Source: https://blogchiaseaz.com
Category: Hỏi Đáp